Tax Fin Law | TFL
KANCELARIA DORADZTWA PRAWNEGO I PODATKOWEGO WARSZAWA
e-Doręczenia: nowy obowiązek komunikacji elektronicznej
DORADZTWO PODATKOWE
e-Doręczenia: nowy obowiązek komunikacji elektronicznej
W dobie cyfryzacji administracji publicznej i sektora prywatnego, e-Doręczenia stają się kluczowym elementem nowoczesnej komunikacji elektronicznej w Polsce. Ta usługa, będąca elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, umożliwia bezpieczne i efektywne przesyłanie dokumentów między obywatelami, firmami a instytucjami publicznymi. W niniejszym artykule przybliżymy istotę e-Doręczeń, ich funkcjonowanie oraz korzyści płynące z ich wdrożenia.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to usługa umożliwiająca przesyłanie dokumentów elektronicznych z potwierdzeniem odbioru, co nadaje im moc prawną równoważną tradycyjnej przesyłce poleconej. Dzięki temu obywatele, przedsiębiorcy i podmioty publiczne mogą komunikować się w sposób szybki, bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
Podstawa prawna
Funkcjonowanie e-Doręczeń opiera się na dwóch kluczowych aktach prawnych:
-
Rozporządzenie eIDAS: Unijne rozporządzenie nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania dla transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym.
-
Ustawa o doręczeniach elektronicznych (UoDE): Polska ustawa regulująca zasady funkcjonowania doręczeń elektronicznych w kraju.
Te akty prawne zapewniają jednolite ramy prawne dla usług zaufania, w tym rejestrowanego doręczenia elektronicznego, gwarantując ich legalność i bezpieczeństwo.
Kluczowe cechy e-Doręczeń
Elektroniczne: Szybkość i wygoda
e-Doręczenia umożliwiają wysyłanie i odbieranie dokumentów elektronicznych o dowolnej porze i z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Eliminuje to konieczność oczekiwania na listonosza czy wizyt na poczcie, co znacząco przyspiesza proces komunikacji.
Każda przesyłka w systemie e-Doręczeń jest rejestrowana, co zapewnia:
-
Pewność nadawcy i odbiorcy: Gwarancja, że dokumenty trafiają do właściwej osoby, a nadawca jest autentyczny.
-
Integralność przesyłki: Dokumenty pozostają nienaruszone podczas transmisji.
-
Dowody doręczenia: Możliwość uzyskania prawnie wiążących dowodów wysłania i odbioru dokumentów.
Usługa e-Doręczeń jest dostępna dla obywateli, firm i urzędów. Aby z niej korzystać, należy założyć adres do e-Doręczeń. Dla osób, które jeszcze go nie posiadają, dostępna jest usługa hybrydowa, w której dokument elektroniczny jest drukowany i dostarczany w formie papierowej.
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-Doręczeń?
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmuje:
-
Podmioty publiczne: Wszystkie urzędy i instytucje państwowe.
-
Przedsiębiorców: Firmy rejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
-
Zawody zaufania publicznego: Takie jak notariusze, radcy prawni czy doradcy podatkowi.
Harmonogram wprowadzania obowiązku korzystania z e-Doręczeń jest dostępny na oficjalnej stronie rządowej.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Aby korzystać z e-Doręczeń, należy założyć adres w systemie. Proces ten jest prosty i obejmuje:
-
Rejestrację: Założenie konta na platformie e-Doręczeń.
-
Weryfikację tożsamości: Potwierdzenie danych osobowych za pomocą profilu zaufanego lub innej metody identyfikacji.
-
Aktywację skrzynki: Po pozytywnej weryfikacji, skrzynka do e-Doręczeń jest gotowa do użycia.
Szczegółowe instrukcje znajdują się na stronie gov.pl.
Korzyści z korzystania z e-Doręczeń
Dla obywateli
-
Oszczędność czasu: Brak konieczności osobistych wizyt w urzędach czy na poczcie.
-
Bezpieczeństwo: Gwarancja, że dokumenty trafią do właściwego odbiorcy.
-
Dostępność: Możliwość odbioru korespondencji o dowolnej porze i z dowolnego miejsca.
Dla przedsiębiorców
-
Efektywność: Szybsza komunikacja z urzędami i klientami.
-
Redukcja kosztów: Mniejsze wydatki na przesyłki papierowe.
Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych. Obowiązek taki wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
| PODMIOTY PUBLICZNE |
|
| Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy). |
Od 01.01.2025 r. |
| Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy). |
|
| Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy). |
|
| Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy). |
|
| Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy). |
|
| Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy). |
|
| Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy). |
Od 01.01.2025 r. |
| Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy). |
Od 01.10.2029 r. |
| Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy). |
|
| PODMIOTY NIEPUBLICZNE |
|
| Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:
|
Od 01.01.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy). |
|
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy). |
Od 01.04.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy). |
Od 01.01.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy) |
Od 01.07.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy) | Od 01.10.2026 r. |
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o e-Doręczenia
1. Co to są e-Doręczenia i jak działają?
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Umożliwiają bezpieczne przesyłanie dokumentów między obywatelami, firmami i urzędami. Dokumenty przesyłane za pośrednictwem tej usługi są prawnie równoważne tradycyjnym przesyłkom poleconym.
2. Kto musi korzystać z e-Doręczeń?
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmuje:
- Wszystkie podmioty publiczne,
- Przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS i CEIDG,
- Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, takie jak notariusze, radcy prawni czy doradcy podatkowi.
3. Czy osoby fizyczne muszą korzystać z e-Doręczeń?
Osoby fizyczne nie mają obowiązku korzystania z e-Doręczeń, ale mogą założyć adres do e-Doręczeń dobrowolnie, aby ułatwić komunikację z urzędami i firmami.
4. Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Aby założyć adres:
- Wejdź na platformę e-Doręczeń na stronie gov.pl.
- Zarejestruj się, podając wymagane dane.
- Potwierdź swoją tożsamość za pomocą profilu zaufanego lub innej metody weryfikacji.
- Po pozytywnej weryfikacji, Twój adres zostanie aktywowany i będziesz mógł korzystać z usługi.
5. Czy e-Doręczenia są płatne?
Dla obywateli usługa jest bezpłatna. Dla firm i instytucji mogą obowiązywać opłaty związane z integracją systemów lub dodatkowymi funkcjami, jeśli korzystają z usług dostawców zewnętrznych.
6. Czy e-Doręczenia są bezpieczne?
Tak, e-Doręczenia są rejestrowane i korzystają z usług zaufania zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. Dokumenty są chronione przed dostępem osób trzecich, a każdy nadawca i odbiorca jest weryfikowany.
7. Co jeśli odbiorca nie ma adresu do e-Doręczeń?
Dla osób bez aktywnego adresu do e-Doręczeń funkcjonuje usługa hybrydowa. W takim przypadku dokument jest wysyłany elektronicznie, ale drukowany i dostarczany w formie papierowej przez tradycyjną pocztę.
8. Czy mogę korzystać z e-Doręczeń na urządzeniach mobilnych?
Tak, e-Doręczenia są dostępne na urządzeniach mobilnych. Wystarczy dostęp do internetu oraz zalogowanie się do swojej skrzynki e-Doręczeń przez przeglądarkę lub dedykowaną aplikację (jeśli dostępna).
9. Jakie są korzyści z korzystania z e-Doręczeń w firmie?
Korzystanie z e-Doręczeń w firmie:
- Przyspiesza procesy komunikacji z urzędami i kontrahentami,
- Redukuje koszty wysyłki i archiwizacji papierowej,
- Zapewnia bezpieczeństwo i dowody doręczenia.
10. Czy mogę zrezygnować z e-Doręczeń po ich aktywacji?
Jeśli korzystanie z e-Doręczeń jest dobrowolne (np. dla osoby fizycznej), możesz przestać z nich korzystać. Jednak dla podmiotów objętych obowiązkiem prawnym korzystanie z usługi jest wymagane.
11. Co to jest usługa hybrydowa?
Usługa hybrydowa to połączenie elektronicznego doręczenia z tradycyjną przesyłką papierową. Urząd wysyła dokument elektroniczny, który jest drukowany i dostarczany przez operatora pocztowego, jeśli odbiorca nie posiada adresu e-Doręczeń.
12. Czy mogę przesyłać dokumenty prywatne przez e-Doręczenia?
Tak, e-Doręczenia są dostępne nie tylko dla komunikacji z urzędami, ale również dla przesyłania dokumentów między osobami fizycznymi czy przedsiębiorcami.
13. Co się stanie, jeśli przegapię odbiór wiadomości w e-Doręczeniach?
System e-Doręczeń rejestruje moment dostarczenia wiadomości. W przypadku nieodczytania przesyłki, po upływie ustawowego terminu (14 dni), przesyłka uznawana jest za doręczoną.
14. Czy e-Doręczenia będą jedyną formą komunikacji z urzędami?
Docelowo e-Doręczenia staną się podstawową formą komunikacji z urzędami. Jednak dla osób nieposiadających adresu e-Doręczeń pozostaną dostępne inne formy, takie jak list polecony.
Dowiedz się więcej: ViDA – Rewolucja w cyfrowym raportowaniu VAT
e-mail: d.borzym@taxfinlaw.pl
tel: 507 954 406