Tax Fin Law | TFL

KANCELARIA DORADZTWA PRAWNEGO I PODATKOWEGO WARSZAWA

DORADZTWO PODATKOWE

ViDA – Co przedsiębiorcy powinni wiedzieć?

Współczesny świat podatkowy staje się coraz bardziej cyfrowy. Kolejnym krokiem w tym kierunku jest inicjatywa Komisji Europejskiej, która wprowadza projekt ViDA (VAT in the Digital Age) – VAT w erze cyfrowej. Jest to kompleksowa reforma, której celem jest unowocześnienie systemu VAT w Unii Europejskiej, zwiększenie efektywności administracji podatkowej oraz ograniczenie oszustw podatkowych. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy, czym jest ViDA, jakie zmiany wprowadza i jakie znaczenie ma dla przedsiębiorców.

1. Czym jest ViDA?

ViDA to inicjatywa Komisji Europejskiej zaprezentowana 8 grudnia 2022 roku. Jej celem jest dostosowanie systemu VAT do wyzwań ery cyfrowej. Wprowadza nowe zasady raportowania i rozliczania VAT, mające na celu uproszczenie życia przedsiębiorców, ograniczenie oszustw podatkowych oraz zwiększenie przejrzystości w transakcjach wewnątrzunijnych.

Reforma ViDA obejmuje trzy kluczowe obszary:

• Cyfrowe raportowanie VAT (Digital Reporting Requirements, DRR).
• Rozszerzenie roli platform cyfrowych w VAT.
• Modernizacja zasad dotyczących stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (Fixed Establishment).

2. Kluczowe zmiany wprowadzane przez ViDA

a) Cyfrowe raportowanie VAT (Digital Reporting Requirements – DRR)

Cyfrowe raportowanie VAT to jedno z najważniejszych założeń ViDA. Wprowadza ono obowiązek raportowania transakcji w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że dane dotyczące faktur będą przesyłane bezpośrednio do organów podatkowych w krótkim czasie od ich wystawienia.

Kluczowe elementy DRR:

• Obowiązek stosowania e-faktur w całej Unii Europejskiej od 2028 roku.
• Elektroniczne faktury będą jedynym dopuszczalnym standardem w transakcjach wewnątrzunijnych.
• Zastąpienie deklaracji VAT transakcjami raportowanymi w czasie rzeczywistym.

Korzyści dla przedsiębiorców:

• Automatyzacja procesów księgowych.
• Zmniejszenie ryzyka błędów w rozliczeniach VAT.
• Szybszy zwrot podatku VAT dzięki transparentności danych.

b) Rozszerzenie odpowiedzialności platform cyfrowych

ViDA wprowadza większą odpowiedzialność platform cyfrowych, takich jak Amazon, eBay czy Airbnb, za pobór i rozliczanie VAT. W ramach tej zmiany:

• Platformy będą traktowane jako „uznani dostawcy” w przypadku niektórych transakcji, co oznacza, że to one będą odpowiedzialne za naliczanie i przekazywanie VAT.
• Platformy będą zobowiązane do raportowania szczegółowych danych dotyczących transakcji użytkowników.

Znaczenie dla przedsiębiorców:

• Firmy korzystające z platform cyfrowych mogą odczuć zmniejszenie obowiązków administracyjnych, ponieważ odpowiedzialność za VAT przechodzi na platformy.
• Jednocześnie wzrasta potrzeba dostosowania systemów księgowych do wymogów raportowania na platformach.

c) Modernizacja zasad dotyczących stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej

ViDA precyzuje definicję stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w VAT, aby dostosować ją do współczesnych realiów biznesowych. Zmiany te mają na celu:

• Wyeliminowanie różnic w interpretacji pojęcia stałego miejsca prowadzenia działalności między państwami członkowskimi.
• Ułatwienie przedsiębiorcom prowadzenia działalności transgranicznej.

3. Co ViDA oznacza dla przedsiębiorców?

a) Wyzwania

• Konieczność dostosowania systemów księgowych: Wprowadzenie e-faktur wymaga zmian w oprogramowaniu księgowym i integracji z nowymi systemami raportowania.
• Nowe obowiązki administracyjne: Cyfrowe raportowanie VAT oznacza konieczność szybszego przesyłania danych, co może wymagać reorganizacji procesów księgowych.
• Zmiana procedur wewnętrznych: Firmy muszą dostosować swoje procesy do nowych wymagań związanych z raportowaniem transakcji.

b) Korzyści

• Większa przejrzystość: Nowe zasady mają na celu ograniczenie oszustw podatkowych i poprawę przejrzystości w rozliczeniach.
• Automatyzacja: Przejście na cyfrowe raportowanie zmniejszy liczbę ręcznych operacji w księgowości.
• Uproszczenie procedur: Zastąpienie deklaracji VAT raportowaniem w czasie rzeczywistym pozwoli uprościć procesy administracyjne.

4. Jak się przygotować do ViDA?

a) Audyt wewnętrzny

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza obecnych procesów księgowych i podatkowych. Należy sprawdzić, czy obecne systemy są gotowe na wprowadzenie e-faktur oraz raportowanie w czasie rzeczywistym.

b) Dostosowanie systemów IT

Firmy powinny rozpocząć modernizację swoich systemów IT, aby mogły obsługiwać e-faktury oraz przesyłać dane w czasie rzeczywistym do organów podatkowych.

c) Szkolenia dla pracowników

Zmiany w przepisach VAT oznaczają również konieczność przeszkolenia zespołów księgowych i finansowych. Warto zainwestować w szkolenia, aby pracownicy byli przygotowani do nowych wymagań.

d) Współpraca z radcą podatkowym

Radcy podatkowi mogą pomóc w przygotowaniu firmy do wprowadzenia ViDA. Dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu mogą zidentyfikować potencjalne ryzyka oraz zaproponować optymalne rozwiązania.

5. ViDA a przyszłość VAT w Unii Europejskiej

Reforma ViDA to krok w stronę większej automatyzacji i transparentności systemu VAT w całej Unii Europejskiej. Wprowadzenie e-faktur oraz cyfrowego raportowania VAT pozwoli nie tylko na uproszczenie rozliczeń, ale także na skuteczniejszą walkę z oszustwami podatkowymi. Szacuje się, że tylko w 2020 roku luka w VAT wyniosła ponad 134 miliardy euro – ViDA ma na celu ograniczenie tego problemu.

Harmonogram wprowadzenia zmian

Reforma ViDA zostanie wdrożona etapami:

• 2025: Możliwość dobrowolnego stosowania e-faktur w niektórych państwach UE oraz wprowadzenie specjalnych środków zapobiegających oszustwom w ramach Import One Stop Shop (IOSS).
• 1 stycznia 2027: Rozszerzenie OSS na nowe kategorie transakcji, w tym usługi związane z ładowaniem pojazdów elektrycznych.
• 1 lipca 2028: Wdrożenie Single VAT Registration oraz opcjonalne zmiany w regulacjach dla platform cyfrowych.
• 1 stycznia 2030: Obowiązkowe wdrożenie nowych zasad dla platform cyfrowych.
• 1 lipca 2030: Obowiązkowe e-fakturowanie i cyfrowe raportowanie VAT.
• 1 stycznia 2035: Pełna harmonizacja systemu e-faktur i raportowania VAT w UE.

ViDA to rewolucja w podejściu do rozliczeń VAT w Unii Europejskiej. Dla przedsiębiorców oznacza to zarówno wyzwania, jak i korzyści. Kluczowe zmiany, takie jak obowiązek stosowania e-faktur czy cyfrowe raportowanie VAT, wymagają przygotowania zarówno technologicznego, jak i organizacyjnego. Firmy, które odpowiednio wcześnie dostosują się do nowych wymagań, będą mogły skorzystać z licznych korzyści, takich jak automatyzacja procesów czy większa przejrzystość rozliczeń.

Nie ulega wątpliwości, że ViDA zrewolucjonizuje sposób prowadzenia biznesu w Unii Europejskiej. Dostosowanie się do tych zmian to nie tylko obowiązek, ale także szansa na usprawnienie działalności i poprawę relacji z organami podatkowymi. Warto już dziś zacząć przygotowania, aby w pełni wykorzystać potencjał ViDA i być gotowym na wyzwania przyszłości.

FAQ: ViDA – Rewolucja w Cyfrowym Raportowaniu VAT: Co Przedsiębiorcy Powinni Wiedzieć

1. Czym jest ViDA?

ViDA (VAT in the Digital Age) to inicjatywa Unii Europejskiej, mająca na celu modernizację i cyfryzację systemu VAT w państwach członkowskich. Zakłada wprowadzenie nowych standardów raportowania VAT i usprawnienie transakcji wewnątrzunijnych poprzez wykorzystanie technologii cyfrowych.

2. Dlaczego wprowadzono ViDA?

ViDA została zaprojektowana, aby:

• Zwalczać oszustwa VAT w UE, które generują ogromne straty dla budżetów państw członkowskich.
• Ułatwić przedsiębiorcom raportowanie podatkowe dzięki cyfryzacji.
• Usprawnić proces wymiany informacji między krajami UE.

3. Jakie są kluczowe zmiany wynikające z ViDA?

• Obowiązkowe e-fakturowanie: Zastąpi dotychczasowe raportowanie VAT w wielu krajach.
• Centralny system raportowania: Uproszczenie wymiany informacji o transakcjach wewnątrzunijnych.
• Nowe zasady dla platform cyfrowych: Platformy świadczące usługi w UE będą musiały dostarczać szczegółowe dane o transakcjach.
• Rozszerzenie zasad OSS (One Stop Shop): Ułatwienia dla przedsiębiorstw działających w kilku krajach UE.

4. Co to jest e-fakturowanie w ramach ViDA?

E-fakturowanie polega na wystawianiu faktur w formie elektronicznej zgodnej z jednolitym standardem unijnym. Faktury te będą przesyłane bezpośrednio do systemu podatkowego kraju, co pozwoli na bieżące monitorowanie transakcji.

5. Kiedy ViDA wejdzie w życie?

Planowany harmonogram zakłada wprowadzenie zmian stopniowo, z kluczowymi terminami od 2024 roku. Obowiązek e-fakturowania w transakcjach wewnątrzunijnych może stać się wymogiem już w 2028 roku.

6. Jak ViDA wpłynie na przedsiębiorców?

• Większa przejrzystość: Automatyzacja raportowania VAT.
• Obniżenie kosztów administracyjnych: Dzięki uproszczeniu procesów raportowania.
• Konieczność dostosowania systemów IT: Firmy będą musiały wdrożyć oprogramowanie zgodne z wymogami ViDA.
• Krótsze terminy raportowania: Dane o transakcjach będą musiały być przesyłane niemal w czasie rzeczywistym.

7. Czy e-fakturowanie będzie obowiązkowe dla wszystkich firm?

Tak, w ramach ViDA e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla przedsiębiorców realizujących transakcje wewnątrzunijne. Możliwe, że w dłuższej perspektywie obowiązek obejmie również transakcje krajowe.

8. Jakie korzyści przynosi ViDA przedsiębiorcom?

• Redukcja błędów: Automatyczne raportowanie minimalizuje ryzyko pomyłek.
• Przejrzystość finansowa: Lepszy wgląd w zobowiązania podatkowe.
• Ułatwienia dla firm wielonarodowych: Jeden standard raportowania w całej UE.

9. Jak przygotować firmę na ViDA?

• Zaktualizować systemy księgowe: Zapewnić zgodność z wymogami e-fakturowania i raportowania.
• Szkolenie pracowników: Zapoznanie zespołu z nowymi zasadami i narzędziami.
• Konsultacje z doradcą podatkowym: Upewnienie się, że firma spełnia wszystkie nowe wymogi.

10. Czy ViDA wpłynie na małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP)?

Tak, ViDA będzie dotyczyć wszystkich przedsiębiorców, w tym MŚP. Jednak Unia Europejska przewiduje wsparcie dla mniejszych firm, aby dostosowanie się do nowych regulacji było mniej kosztowne i czasochłonne.

11. Jak ViDA zmienia zasady OSS?

OSS (One Stop Shop) zostanie rozszerzony na wszystkie transakcje transgraniczne, co umożliwi przedsiębiorcom rozliczanie VAT w jednym państwie członkowskim, zamiast rejestrowania się w każdym kraju, w którym prowadzą działalność.

12. Jakie sankcje grożą za niedostosowanie się do ViDA?

Brak zgodności z nowymi wymogami może skutkować karami finansowymi oraz koniecznością wprowadzenia kosztownych korekt w raportowaniu podatkowym.

13. Jakie branże najbardziej odczują zmiany wprowadzone przez ViDA?

• E-commerce: Firmy sprzedające towary i usługi online w różnych krajach UE.
• Logistyka: Firmy zajmujące się handlem transgranicznym.
• Platformy cyfrowe: Świadczące usługi dla użytkowników z Unii Europejskiej.

14. Jak kancelaria podatkowa może pomóc w przygotowaniu do ViDA?

• Audyt podatkowy: Analiza gotowości firmy na wprowadzenie e-fakturowania.
• Optymalizacja procesów księgowych: Dostosowanie procedur do nowych wymogów.
• Wsparcie IT: Wdrożenie odpowiednich systemów i integracji.
• Szkolenia dla pracowników: Przygotowanie zespołu do nowych obowiązków raportowych.

15. Czy ViDA wpłynie na oszustwa VAT?

Tak, celem ViDA jest minimalizacja oszustw VAT poprzez zwiększenie transparentności i automatyzację wymiany danych między państwami członkowskimi. Nowe standardy utrudnią manipulację danymi finansowymi.

Podsumowanie: ViDA to znacząca zmiana w sposobie raportowania VAT, która wpłynie na wszystkie firmy działające w UE. Warto już teraz przygotować swoje systemy księgowe i zespół do nowych wymagań, aby uniknąć problemów i w pełni wykorzystać korzyści płynące z cyfryzacji podatkowej. Współpraca z kancelarią podatkową może znacząco ułatwić dostosowanie się do tych zmian.

Dowiedz się więcej: ESG: Nowa Era Biznesu

Podatek Akcyzowy na Produkty E-commerce

Radca prawny Daniel Borzym

e-mail: d.borzym@taxfinlaw.pl

tel: 507 954 406

kontakt@taxfinlaw.pl